automatisieren – aber wie?
Haben Sie manchmal das ungute Gefühl, dass Ihnen Computerarbeit Zeit stiehlt, statt Arbeitsabläufe zu vereinfachen? Dann sind vielleicht folgende Gedanken zur Automatisierung von Nutzen.
Arbeitsabläufe, die sich wiederholen, können automatisiert werden. Doch wann lohnt sich der dafür erforderliche Vorbereitungsaufwand wirklich?
Der einfachste Fall ist eine Gegenüberstellung:
- a) der Zeitaufwand für die Ausführung sich wiederholender Befehle,
b) der Zeitaufwand für die Einrichtung einer Automatisierung.
Der entscheidende Faktor ist hier die Anzahl der Wiederholungen. Bei vielen Wiederholungen lohnt es sich, eine Automatisierung einzuführen.
So zum Beispiel bei der jährlichen Abrechnung von Mietnebenkosten mit Hilfe einer Tabellenkalkulationssoftware. Schon ab dem zweiten Jahr haben Sie Zeit eingespart, denn das Erstellen der Tabelle dauert kaum länger, als die Berechnung der Nebenkosten mit dem Taschenrechner, und Sie brauchen in jedem Folgejahr nur noch die Eingabewerte zu aktualisieren.
In vielen Fällen ist die Lage jedoch komplexer. Ich denke an automatisiertes Marketing, oder die Pflege einer Homepage.
Es gibt verschiedene Punkte, die für den Endanwender nicht von vornherein überschaubar sind. Zum Beispiel:
- Die Anforderungen werden sich ändern.
Irgendwann kommt der Punkt, an dem man den Funktionsumfang der Automation gerne erweitern möchte. - Die Menge der zu verwaltenden Aufgaben wird wachsen.
Nicht jede Automationslösung ist für beliebig große Datenmengen konzipiert. - Die Plattform kann wechseln.
Was passiert, wenn Rechner oder Betriebssystem gewechselt werden müssen? - Eine Integration mit Drittanwendungen wird erforderlich werden.
Es können später neue Aufgaben hinzukommen, die mit den bestehenden verknüpft werden sollen.
Im ungünstigsten Fall sind bei jedem dieser Beispiele umfangreiche Anpassungsarbeiten oder Änderungen erforderlich, und man hat das genaue Gegenteil von dem bewirkt, was eigentlich angestrebt wurde: einen höheren Zeitaufwand.
Wer also seine Produktivität steigern möchte, ist gut beraten, sich zunächst eine Expertenanalyse seiner Arbeitsabläufe und Anforderungen erstellen zu lassen und danach die passende Automatisierungslösung zu wählen. Nur so ist zu gewährleisten, dass tatsächlich Kapazitäten für die Kernaufgaben frei werden.
